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MARCHÉS PUBLICS


Voilà déjà quelques années que la ville a développé une démarche économique au sein de sa commande publique. Elle se traduit par des objectifs réalistes en termes de qualité, coût, délai – service, sans oublier les dimensions environnementales et sociales.

MESURES CONCRÈTES

Cela se traduit par la simplification au maximum de nos Dossiers de Consultation des Entreprises (DCE) afin qu’elles puissent se concentrer sur le cœur de leur métier et leur assurer un maximum de transparence. Voici les mesures :

  • réduction des pièces demandées au niveau de la candidature
  • activation pour tous nos achats du principe du « dite le nous une fois ». Il permet aux candidats de ne présenter qu’une seule fois les informations nécessaires à la validation de leur candidature à plusieurs consultations passées par le même acheteur public, sous réserve, le cas échéant, de leur mise à jour.
  • aucune forme de groupement n’est imposée aux candidats en cas de co-traitance
  • possibilité de remettre une offre dématérialisée pour tous nos achats supérieurs à 25 000 € HT
  • réduction des critères de sélection des offres
  • critère de la valeur technique systématiquement découpé en sous critères, eux-mêmes sous pondérés, par souci de transparence
  • mise en place de trame de mémoire technique afin d’aider les entreprises à valoriser leurs offres
  • dès le lancement de la consultation, la formule d’attribution des points est précisée dans le dossier de consultation des entreprises
  • maximisation de l’allotissement afin de faciliter l’accès des PME et TPE aux marchés publics
  • utilisation de la retenue de garantie uniquement pour les marchés de travaux supérieurs à 500 000 € HT

Les actions suivantes ont également été menées :

  • maximisation du droit de rattrapage au niveau des candidatures et au niveau des offres irrégulières dans la limite des possibilités offertes par la réglementation en vigueur.
  • dématérialisation totale de notre process achat depuis mars 2014 (télétransmission au contrôle de légalité, utilisation généralisée du recommandé électronique) afin de réduire les coûts de traitement et les délais.
  • mise en place pour les candidats, gratuitement, d’un coffre fort électronique afin d’y déposer leurs pièces fiscales et sociales et permettre à d’autres entités publique d’y accéder.
  • Déploiement de groupements de commandes avec d’autres entités publiques pour des achats plus intelligents (massification de nos achats).
  • maximisation du recours aux marchés à procédure adaptée (MAPA) qui offrent une plus grande souplesse et des coûts de gestion moindres.
  • Dans la mesure du possible la commande publique pousse les acheteurs à se lancer dans le sourcing et à accepter les variantes
  • systématisation de la négociation lorsqu’elle est permise par les textes
AMÉLIORATION DE LA DÉFINITION DU BESOIN

L’optimisation des achats de la ville commence par l’émission d’un besoin : il est désormais indispensable que ce dernier soit défini au mieux afin de maximiser les deniers publics. Les contraintes financières ne nous permettent plus de reconduire à l’identique ce que l’on a toujours fait. Il est indispensable de faire évoluer les habitudes des agents et des usagés. Il faut professionnaliser l’achat. C’est dans cette phase de remise en cause, tant du besoin qu’éventuellement de nos propres façons de travailler, que le potentiel d’économie est le plus élevé. La détermination des besoins est l’étape fondamentale dans le processus achat : elle est le gage d’un achat public efficace et respectueux de la bonne utilisation des deniers publics. Cette bonne définition du besoin passe aussi par le sourcing. Depuis bientôt 5 ans, la commande publique, pousse ses acheteurs à se lancer dans cette étape importante. Le sourcing a d’ailleurs été récemment consacré dans le décret du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics. Il consiste à contacter plusieurs fournisseurs potentiels, avant même d’élaborer un cahier des charges afin de s’assurer de bien acheter. Ces contacts permettent par exemple de savoir :

  • comment formuler une demande en conformité avec les pratiques du secteur concerné
  • si le besoin est à même d’être satisfait totalement ou s’il faut opérer quelques modifications techniques afin d’être en adéquation avec un maximum d’entreprises
  • quelles sont les dernières innovations

Par l’automatisation de la recherche d’informations sur les opérateurs économiques, le sourcing contribue à une meilleure définition du besoin et donc à l’optimisation de l’achat public.

PROCÉDURES INTERNES

Pour maintenir, voire développer l’efficacité de nos achats, la ville s’est doté d’un guide interne : nos procédures d’achats ont été définies préalablement.

Ainsi, pour tous achats supérieurs à 2 000 € HT, nos acheteurs sont contraints d’effectuer une mise en concurrence à travers l’obtention d’au moins 2 devis. A partir de 10 000 € HT, il faut alors 3 devis.

Au delà de 25 000 € HT, tous les achats sont systématiquement examinés par un groupe d’optimisation des achats qui réuni plusieurs compétences. Ce groupe permet d’inculquer les Bonnes Pratiques Achats (BPA). Nos supports de publicité sont choisis en fonction du meilleur ratio coût / visibilité. Dans tous les cas, la publicité figure à minima sur notre site internet et notre profil acheteur.

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